存量业务纸质档案外包托管项目报名公告

1、项目概况：

我司现有约9万件，2.8万盒（按盒宽5cm计）,3500箱（按41x33x27cm标准托管箱测算）纸质档案需要托管,为此需采购一家外包托管服务机构为我司提供相关服务,外包托管服务主要包括：一是档案移库服务，主要包括档案清点登记、档案搬运、装车运输、入库排架等环节。移库过程做好全程监控，确保档案移库搬迁安全有序进行，搬迁过程中不发生档案丢失、混乱等。二是档案保管服务，主要包括档案的库房管理、档案流动过程中的保护，本项目预计采购一年期的档案保管服务。三是档案调阅服务，档案调阅分为实体档案调阅和电子档案调阅，实体档案调阅由服务供应商通过专车配送或邮寄形式送出，电子档案调阅由服务供应商提供数字化服务将图片通过邮箱等方式传输。现邀请国内有相关经验和资质的供应商参与项目竞争性磋商。

2、基本要求

1）按照我司要求完成纸质档案的移库、保管和调阅服务。

2）供应商属于内资企业，公司股东、高管与员工中不得有外籍人员，不得出现持有双重国籍或已获得外国绿卡等身份的人员。（提供自查承诺书并加盖公章，承诺信息全面准确真实）

3、报名方式

1）报名时间：2021年8月18号上午9:00到2021年8月20号下午15:00

2）报名邮箱：yuby@neeq.com.cn

3）联系人：余波洋，阚丽丽

4）联系电话：63889713，84229192-803

5）答疑时间：2021年8月20号下午16:00

6）答疑方式（线上答疑,会议号将在报名结束后联系各报名供应商）

4、报名资料

供应商情况表

供应商名称

联系人

联系电话

邮箱

经营状态正常(核对供应商的经营状态和营业期限)

供应商在“信用中国”网站未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单

相关资质

相关业绩

与我司合

作情况

其他

5、项目需求

一、项目概述

本项目托管范围主要为采购机构全国股转公司非涉密存量业务纸质档案，约约9万件，2.8万盒，目前已基本实现数字化，编号装盒并建立了查询目录。

二、项目需求

需求1：档案移库。主要包括档案清点登记、档案搬运、装车运输、入库排架等环节。完成本项目内容档案存储服务所涉及的档案箱（盒）、密封条等所有耗材相关费用由档案外包服务机构承担。

需求2：档案保管。本次项目涉及的存量纸质档案统一使用货架方式托管存储；存储场地面积需满足采购机构实际档案数量及未来业务档案增长需要；存储场地需满足“十防”要求，即防潮、防高低温、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物等及必要的专业设施设备。

需求3：档案调阅。采购机构有档案调阅需求时，档案外包服务机构应根据采购机构实际需求，提供实体档案递送服务或电子档案扫描传输服务，保证提供调阅服务及时安全。档案调阅过程产生费用由采购机构承担。

三、项目实施工作要求

1.档案移库过程管理

（1）档案移库前，档案外包服务机构须对拟托管的档案盒进行清点，重新装盒，填写档案盒脊背，在档案箱上张贴安全密封条。

（2）登记档案盒（箱），形成清点目录，经采购机构核对无误后开始搬运。

（3）移库过程做好全程监控，确保档案移库搬迁安全有序进行，搬迁过程中不发生档案丢失、混乱等。

（4）未经采购机构同意，档案外包服务机构不得私自调（拆）阅托管档案卷盒。

2.档案外包场所管理

（1）档案托管场所：档案外包场所应完全符合《档案馆建筑设计规范》《档案馆建设标准》《馆库技术规范暂行规定》设计建设（提供相关建设验收资料复印并加盖供应商公章）。档案库房须为自主产权，其规划性质应为工业用地或仓储用地，存放本项目档案的库房需为单体独立、独栋，不得为租赁形式（提供房产证复印件并加盖公章）。所建库房经过当地消防及气象部门验收合格（提供验收资料复印件并加盖公章）。档案库房严格执行国家有关档案库房管理规定。

（2）档案外包场所安防管理：包括不限于视频监控系统、门禁系统、定期巡检、专人值守、红外线报警系统、公安110联动报警机制等安防管理措施。其中视频监控系统、门禁系统、定期巡检为必需措施。（每项安防措施均提供证明材料）

3.保密审查

（1）档案外包服务机构应向采购机构提交保密审查的相关材料和承诺，主要包括档案外包服务机构背景情况（是否为内资企业，企业股东高管员工是否有外籍人士）、是否依法取得国家涉密资质、是否发生过泄密违法行为。如有虚假隐瞒，愿承担相应责任。

（2）采购机构与档案外包服务机构签订安全保密协议作为外包合同的有效组成部分，明确档案外包服务机构的保密义务与责任，并对其工作实施监督管理。

4.资格审查及保密承诺

（1）档案外包服务机构有义务对工作人员进行资格审查，开展上岗前保密教育，签署保密承诺书，明确保密职责与违法后果，同时将签署保密承诺书人员的名单及个人基本信息加盖机构公章后报送采购机构备案，并与外包合同一并归档保存。

（2）档案外包服务机构及其工作人员对所托管、整理与扫描的文件档案承担保密责任，受《中华人民共和国保密法》及其他有关保密法规的约束，不得泄露、传播、复制、使用或许可他人使用采购机构档案资料：

a.对所接触文件、数据信息严格保密，未经本行书面同意，不得私自留存、复制、抄录文件信息；

b.未经采购机构书面同意，不向任何第三方披露或泄露采购机构文件信息；

c.不利用采购机构有关文件信息，从事与项目无关的其他任何活动；

d.外包服务机构工作人员承担的保密义务不因相关合同的解除、撤销、无效或终止而终止。

5.档案外包应急管理

档案外包服务机构应根据采购机构和国家有关规定，制订档案外包突发风险事件应急预案，并组织开展应急演练。发生档案外包突发风险事件时，及时启动应急预案，统一领导、统一组织、分级负责，做到报告及时、措施慎重、方法得当、行动迅速。档案信息泄密风险事件处置根据采购机构有关泄密事件具体应急预案执行；档案实体损毁丢失风险事件处置要认真查找原因，及时采取补救措施，确保档案安全。

6.监督检查

由采购机构组织实施档案外包的机构负责，针对档案外包主要存在的档案信息泄密风险和档案实体损毁丢失风险，定期（每季一次）和不定期地开展对外包服务机构档案外包工作流程、场所设备管理及安全保密情况等的监督与检查。对检查发现的安全隐患，及时要求限期整改；情节严重或逾期不整改的，根据外包协议取消其外包服务资格，并追究相关法律责任。

6、附件：营业执照副本复印件